Как узнать о кассовом разрыве заранее, а не в день платежа

На счету 900 тысяч, настроение хорошее. Через три недели — аренда, зарплата, налоги и два счёта поставщикам, и не хватает двухсот тысяч. Ничего внезапного не произошло: все эти платежи были известны ещё месяц назад. Просто они нигде не лежали вместе, а остаток на счёте выглядел успокаивающе.

Это и есть кассовый разрыв — момент, когда обязательство наступило, а денег на него нет. Ловится он заранее, и для этого не нужен финансовый директор.

Разрыв — это не про убыток

Прибыльный бизнес попадает в разрыв регулярно, и это сбивает с толку сильнее всего. Прибыль и деньги живут в разном времени: клиенту вы дали отсрочку на 45 дней, поставщику платите по предоплате, налог платите с отгрузки, а не с поступления. По итогам квартала всё хорошо, а в конкретный вторник платить нечем.

Поэтому вопрос «мы в плюсе?» и вопрос «нам хватит денег 14-го числа?» — два разных вопроса, и отвечают на них разные расчёты.

Почему остаток на счёте ничего не обещает

Остаток — это фотография прошлого. Он не знает, что через неделю уйдёт зарплата, что вчера подписан договор с платежом 20-го и что крупный клиент по традиции платит на две недели позже срока.

Чтобы видеть вперёд, нужны три вещи: список будущих списаний, список будущих поступлений и остаток, посчитанный по дням. Дальше подробно.

Первое: платёжный календарь

Календарь — это все будущие списания, разложенные по датам. Он делится на две части.

Постоянное. Аренда, зарплата и взносы, налоги, кредит или лизинг, связь, подписки, обслуживание. Эти суммы известны на год вперёд, и именно они чаще всего пробивают дно, потому что про них не думают — они «сами собой».

Разовое. Счета поставщиков со сроком оплаты, платежи по графикам договоров, закупки под сезон, ремонт. Здесь важна не сумма, а дата: счёт на 300 тысяч со сроком через 40 дней и такой же счёт со сроком через 4 дня — это два совершенно разных события.

Если у вас счета лежат в почте и переписках, календаря нет, даже когда суммы вы примерно помните.

Второе: поступления, но честные

Главная ошибка — считать поступлением всё, что обещано. Разделите будущие деньги по надёжности:

• подписанный акт и выставленный счёт — почти деньги;
• договор с графиком — деньги с известной датой;
• «клиент сказал, что оплатит на следующей неделе» — не деньги.

И заложите привычку конкретного плательщика. Если клиент три года платит с задержкой в десять дней, ставьте в прогноз дату плюс десять дней, а не ту, что в договоре. Прогноз, построенный на оптимизме, хуже, чем никакого: он даёт ложное спокойствие.

Третье: прогноз остатка по дням

Дальше арифметика: берём остаток на сегодня, прибавляем поступления и вычитаем списания — день за днём. Первый день, где линия уходит ниже нуля, и есть дата разрыва. Насколько глубоко ушла — сумма разрыва.

Две цифры, дата и сумма, полностью меняют разговор. «Кажется, будет тяжело в конце месяца» — это тревога. «12 октября не хватает 180 тысяч» — это задача, у которой есть решения.

Как это устроено в готовом виде

В платформе финансового контроля, которую я делаю, этот расчёт идёт сам. Прогноз строится на 60 дней вперёд и показывает конкретную дату и сумму, а не «есть риск».

Данные попадают в него без ручного ввода: счёт приходит файлом, распознаётся, идёт по согласованию и своим сроком оплаты встаёт в платёжный календарь. Договор аренды на год превращается в ряд будущих платежей — они сразу в календаре и сразу в прогнозе. Оплаты подтягиваются банк-импортом из 1С, CSV или обычной выписки и сами встают к своим счетам, так что прогноз пересчитывается на фактических данных, а не на памяти главбуха.

Рядом с прогнозом стоит блок «что оплатить в первую очередь» — на случай, когда денег хватает не на всё и надо решать, кому платить сегодня.

Посмотреть, как это выглядит на живых данных, можно на демонстрационной сети кофеен внутри платформы: две точки, 24 месяца истории, около 268 счетов, разрыв подсвечен. Свои цифры для этого подставлять не нужно.

Что делать, когда разрыв виден за два месяца

Все рычаги работают только пока есть время. В этом весь смысл раннего прогноза.

• Сдвинуть срок платежа. За шесть недель это деловой разговор с поставщиком. За два дня — просьба, после которой меняются условия работы.
• Ускорить поступление. Скидка два процента за оплату на неделю раньше часто дешевле любого кредита.
• Перенести необязательное. Закупка, ремонт, обновление техники — то, что спокойно живёт месяцем позже.
• Открыть кредитную линию заранее. Когда деньги ещё есть, ставка обсуждается. Когда горит — берут что дают.
• Разбить платёж. Половина сейчас, половина через три недели — часто согласовывается за один звонок.

Как начать завтра, вообще без программы

Заведите таблицу на три колонки: дата, сумма, приход или расход. Внесите всё постоянное на два месяца вперёд, добавьте счета со сроками и поступления, в которых уверены. Посчитайте нарастающий остаток по дням. Это займёт вечер и уже покажет, спокойный у вас квартал или нет.

Таблица честно отработает первые пару месяцев. Дальше она начнёт отставать от реальности — потому что счета приходят каждый день, а обновлять руками их будет некому.

Коротко

• Кассовый разрыв случается и в прибыльном бизнесе: прибыль и деньги приходят в разное время.
• Остаток на счёте не предупреждает ни о чём — он показывает прошлое.
• Нужны три вещи: платёжный календарь списаний, честные поступления с поправкой на привычки плательщиков и остаток, посчитанный по дням.
• Полезный результат — это дата и сумма, а не ощущение «будет тяжело».
• За два месяца разрыв решается разговором с поставщиком или банком, в день платежа — займом под любой процент.

Если хотите, чтобы прогноз считался сам, напишите мне — покажу платформу на ваших счетах и договорах.